Nextcloud ist eine Open-Source Software (also kostenlos), die Ihre Daten zentral auf einem Server hält. Sie können direkt im Browser und/oder über externe PCs und Smartphones mit Ihren Daten arbeiten. Die zwei wesentlichen Aspekte:
- Eine Datensynchronisation für PCs (Windows, Mac, Linux) und Mobilgeräte
Dies muss je Gerät nur einmal eingerichtet werden, danach läuft alles vollautomatisch im Hintergrund. Es können Dateien, Kontakte, Termine und Aufgaben synchronisiert werden – mit praktischen allen gängigen Programmen für deren Verarbeitung am PC und Smartphone. - Ein Online-Portal das Sie im Browser erreichen und benutzen
Hier können Sie mit Dateien, Fotos, Videos, Kalendern, Aufgaben, Kontakten und E-Mails arbeiten und sogar private Videokonferenzen führen. Sie können einzeln oder bereichsweise alle Daten mit anderen Benutzern teilen, optional schreibgeschützt.
Nextcloud bietet darüber hinaus überzeugende Vorteile, wie z.B. keine Lizenzgebühren, keine Herstellerabhängigkeit, hervorragende Datensicherheit, Interoperabilität (Windows, Mac, Linux, Android, iPhone…) u.v.a.m.
Datensynchronisation mit Nextcloud
Die Synchronisation von Dateien erfolgt mit einem eigenen “Nextcloud Client” (als Software-Paket am PC bzw. als App am Smartphone). Die Synchronisation von Kontakten, Kalendern und Aufgaben erfolgt mittels Standardprotokolle die vom W3C (World Wide Web Consortium) festgelegt sind und inzwischen von den allermeisten Kalender- bzw. Adressbuchprogrammen unterstützt werden (CALDAV und CARDDAV).
Wenn Sie z.B. unterwegs sind und einen neuen Kontakt oder einen neuen Termin am Smartphone oder Laptop eintragen, so wird dies sofort (bzw. sobald eine Internetverbindung verfügbar ist) an Ihren Server (verschlüsselt) gesendet. Dort ist die massgebliche Datenhaltung. Ihre anderen Geräte erhalten diese neuen Daten innerhalb kürzester Zeit sobald sie laufen und eine Internetverbindung haben. Sie müssen also nichts extra dafür machen.
Dieses System ist robust: Wenn Sie z.B. am Laptop an einem Dokument arbeiten. so wird die neue Fassung an den Server geschickt, sobald Sie es speichern. Ist die Internetverbindung nicht verfügbar (z.B. bei einer Zugfahrt) so können Sie einfach weiter arbeiten. Das Senden der jüngsten Version zum Server erfolgt sobald es eine Internetverbindung gibt.
Ihr Nextcloud im Browser benutzen
Hier lasse ich die Screenshots für sich sprechen (Klick für eine Slideshow). Es fehlt nur “Aufgaben”, da ich diese Funktion selbst nicht verwende.
Dashboard, individuell anpassbar
Dateien, Versionen eingeblendeten
Nextcloud findet Fotos & Videos
Ihre letzten Aktivitäten
Vollwertiger Email-Client
Mehrere, auch geteilte Kalendar
Kontakte, mehrere Adressbücher
Talk: Text- und Video-Chats
Gemeinsam Dateien bearbeiten
Arbeitet nur eine Person in einem Bereich von Dateien – z.B. Buchhaltung, Akquise, Bestellungen, … – dann muss nichts koordiniert werden. Ansonsten soll verhindert werden, dass zwei Mitarbeiter gleichzeitig an der gleichen Datei (jeweils lokal – gerade im Home-Office) arbeiten, sonst gehen die Änderungen von einem der beiden verloren (bzw. Nextcloud merkt den Konflikt, der manuell behoben werden muss). Positiv formuliert: Es soll eine echte Team-Arbeit ermöglicht werden.
Hierfür gibt es bei Nextcloud zwei verschiedenartige Lösungen:
- Collabora
basiert auf LibreOffice, das auf dem Server installiert sein muss und von Collabora in die Nextcloud-Oberfläche eingebunden wird. Die Bearbeitung erfolgt im Browser, es muss aso nichts auf dem PC installiert werden. Es können alle Arten von LibreOffice-Dateien bearbeitet werden. Die Oberfläche lehnt sich stark an LibreOffice. - OnlyOffice
ist ein freistehende Software, für Windows, Linux und Mac erhältlich, die auf dem PC installiert wird. Die lokale Instanz wird mit Nextcloud über ein sog. Connector verbunden. Die Oberfläche erinnert eher an MS Office.
In letzter Zeit scheint Collabora die bevorzugte Anwendung zu sein für Teamarbeit. Bei Interesse können wir gerne die Vor-und Nachteile der beiden Offerten in Ihrem individuellen Fall klären.
Datensicherheit mit Nextcloud
- Alle in Nextcloud registrierten Benutzerdateien sind am Server sowie auf jedem synchronisierten PC vorhanden.
- Lokal gelöschte Dateien sind für eine Zeit in Nextcloud noch vorhanden. Wie lange hängt von der Festplattengröße am Server ab.
- Ebenso werden ältere Versionen von geänderten / bearbeiteten Dateien eine Zeit lang aufbewahrt.
- Ich habe noch nicht erlebt, dass o.g. Massnahmen nicht genug wären für alle praktischen Fälle. Zur absoluten Sicherheit jedoch empfehle ich dringend, eine Spiegelung aller Dateien Ihrer Nextcloud mit einer Kopie der Datenbank jede Nacht zu einer getrennten Storagebox automatisch anfertigen zu lassen.
Voraussetzungen für Nextcloud
Wer Nextcloud geschäftlich betreiben will, kommt nicht an einen eigenen (virtuellen) Server vorbei. Denn man braucht besondere Vorkehrungen im Betrieb der Programmiersprache PHP, in dem Nextcloud geschrieben ist (APCu und Sonderwerte bei PHP-FPM), und zudem ein Software-Paket am Server namens Redis-Server. Ich bin im Aufsetzen eines Servers mit den Nextcloud-Voraussetzungen routiniert.