Dokumentenbearbeitung in ownCloud 7 GUI

ownCloud 7 bietet in einem DropDown oben links die Auswahl der wichtigsten eingebauten „Apps“, mitunter Dateien und Dokumente. Generell unproblematisch und recht intuitiv zu bedienen ist die Sicht auf Dateien – hier sieht man hierarchisch (baumartig) gegliedert seine Verzeichnisse und Dateien, so wie sie angelegt bzw. hochgeladen wurden.

ownCloud-Dokumente ohne Preview

ownCloud-Dokumente ohne Preview

Die Sicht auf Dokumente hat dafür seine Tücken: Das App findet nacheinander in allen sichtbaren Verzeichnissen des eingeloggten Benutzers sämtliche MS-Word und LibreOffice-Dokumente (ODF – Open Document Format / .odt) und bietet sie alle ohne hierarchische Gliederung zur Auswahl (Bearbeitung) an. Wenn Sie länger mit Word / LibreOffice gearbeitet haben, und Ihre Datenbestände nun in ownCloud am Server halten, dann können das sehr viele Dokumente sein. Mit eingeschalteten Vorschau-Bildern noch dazu kann die Aktion den Server lahm legen (lesen Sie mehr dazu unten).

Gemeinsam (gleichzeitig) an ODF-Dokumenten arbeiten:

  • Im Dokumenten-App kann man bestehende Dokumente auswählen, neue anlegen oder welche hochladen.
  • Diese können von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet werden. Die Profilbilder der daran aktiven Benutzern werden rechts neben der Dokumentenfläche angezeigt, und jeder Benutzer erhält einen eigenen Schreibcursor in einer eigenen Farbe. In Verbindung z.B. mit einer Skype-Konferenz kann man so tatsächlich gemeinsam und gleichzeitig an einem Dokument arbeiten.
  • Die Möglichkeiten zur Textbearbeitung sind indes noch sehr bescheiden – es gibt nicht einmal Aufzählungslisten (auch wenn eines der gebotenen Formate „Liste“ heißt). Es gibt Schriftart, Schriftschnitt, Abstände, Bündigkeit, Farben; und 7 voreingestellte Formatvorlagen mit Voreinstellungen der vorgenannten Optionen. Und das war es leider schon.
  • Die magere Auswahl an Textgestaltungsmöglichkeiten erklärt sich durch den Einsatz von WebODF JavaScript-Bibliothek; sein 3-Schichtenmodell – ansehen, einzeln bearbeiten und gemeinsam bearbeiten – resultiert in einer Ausdünnung der Features nach oben hin, weil es eben schwieriger ist zu gewährleisten dass z.B. Aufzählungslisten tadellos funktionieren während mehrere Benutzer gleichzeitig Änderungen im Text vornehmen.
  • Flankiert im Sinne von Groupware wird die Dokumentenbearbeitung durch ausgefeilte Möglichkeiten des Teilens von Verzeichnissen / Dokumenten mit anderen Benutzern oder per Link mit der Öffentlichkeit, sowie die Führung einer Chronik von Aktivitäten mit einstellbaren Benachrichtigungsoptionen.
ownCloud Editor

ownCloud Editor

Kommt man ohne Text-Schnörkel aus, z.B. um Besprechungsergebnisse festzuhalten oder Planungen zu erstellen, dann kann man ownCloud Dokumente einsetzen. Mehr zur Dokumentenbearbeitung steht auf Englisch im ownCloud Benutzerhandbuch. Im Folgenden erkläre ich, wie man den Einsatz planen und mit Features ergänzen kann.

Vorschaubilder der Dokumente – schön und schwierig

ownCloud 6 führte ein neues „Thumbnail“ System ein (Miniaturbilder), das recht große Vorschau-Bilder einzelner Dokumente verschiedenster Art zu erzeugen vermag. Dabei werden die echten Inhalte des Dokuments (bzw. seiner ersten Seite) abgebildet. Die Liste der Dateitypen, für die ownCloud dies machen kann, ist beeindruckend: Bilder, Videos, MP3-Cover, diverse Office-Dateien, PDF, SVG und Text.

Das System ist nicht ohne Schwächen bzw. Tücken:

  • Auch dann, wenn sie von der Sicht „Dateien“ aus ein Dokument bearbeiten wollen, wechselt ownCloud dabei in die Sicht „Dokumente“ – wohl weil die Dokumentenbearbeitung komplett als internes App realisiert ist.
  • Wenn Sie große Datenbestände in Ihrem Benutzerkonto auf Ihrem ownCloud haben, dann versucht das Dokumenten-App, sobald es direkt oder indirekt angesprochen wird, für sämtliche Dokumente ggf. Vorschau-Bilder zu erzeugen. Das kann den Server bzw. die ownCloud-Instanz so gut wie lahm legen!
  • Bearbeiten eines Office-Dokuments ist in so einem Fall, während das Dokumenten-App dabei ist, alle Vorschau-Bilder im Hintergrund zu erzeugen, so gut wie unmöglich – der Server liefert die benötigten Elemente im Schneckentempo.

Von daher müssen Sie sich gut überlegen, wie (und wie konfiguriert) Sie ownCloud einsetzen wollen:

  • Riesige Datenbestände, so wie ich sie habe, kommen meist nur dann vor wenn man ownCloud als Fileserver benutzt. Eigene, über Jahre angewachsene Datenbestände werden auf ownCloud hochgeladen und eher über das ownCloud-Client auf einen oder mehreren PCs synchronisiert. In diesem Fall wird keine Dokumentenbearbeitung im ownCloud-GUI betrieben, das Dilemma tritt nicht auf.
  • Es besteht die Möglichkeit, das Erzeugen von Vorschaubildern generell per Config-Option auszuschalten. Leider greift dies dann für die komplette ownCloud-Instanz, sprich für alle Benutzer: „Parameters are set in the config/config.php file inside the $CONFIG array.“ Fügen Sie also dazu folgende Zeile in die Array $CONFIG ein:
    ‚enable_previews‘ => false,
  • Wenn Sie mit Kollegen projektbezogen nur eine kleine Menge an Dokumenten gemeinsam bearbeiten wollen, so geht dies durchaus mit Vorschaubildern – WENN Sie dafür eigene Benutzerkonten einrichten, die nur diesen Projektbereich sehen (und so nur für diese paar Dokumente Vorschaubilder erzeugen).

Wenn Sie also nach reiflicher Überlegung Vorschaubilder haben möchten, dann gehen Sie aber auch aufs Ganze: Das in PHP realisierte eingebaute Vorschau-System für Office-Dateien hat begrenzte Möglichkeiten und funktioniert nur bei einfach strukturierten MS-Office Dateien. Für eine Vorschau-Ansicht für anspruchsvolleren MS- oder LibreOffice Dokumenten müssen Sie LibreOffice auf dem Server installieren.

LibreOffice auf dem Server installieren

Tipps im Internet finden Sie z.B. hier, hier und hier.

Für Ubuntu 12.04 LTS holt „apt-get -s install libreoffice“ leider nur die recht betagte Version LibreOffice 3.5.7. Gehen Sie daher wie folgt vor:

  • Falls Sie noch nicht „add-apt-repository“ haben:
    sudo apt-get install python-software-properties
  • sudo add-apt-repository ppa:libreoffice/ppa
    Zum späteren Entfernen des PPA siehe hier.
  • sudo apt-get update
  • sudo apt-get install libreoffice

Danach in ownCloud:
<Admin-User> | Administration | Dokumente | Lokal | Apply and test

Achtung: preview_libreoffice_path => /usr/bin/libreoffice in PHP ist nicht nötig, wie in ownCloud Administration suggeriert, solange LibreOffice über den Standardpfad /usr/bin/libreoffice erreichbar ist. Unter Ubuntu 12.04 und PPA-Pakete ist /usr/bin/libreoffice ein Symlink auf /usr/lib/libreoffice/program/soffice.

Wer eigene Parameter im Aufruf von LibreOffice setzen will: „Parameters are set in the config/config.php inside the $CONFIG array.“

imagick PHP-Bibliothek installieren

ownCloud benötigt die imagick PHP-Erweiterung um Vorschaubilder von office, pdf und svg Dateien zu erzeugen. Diese Erweiterung ist standardmäßig bei Plesk 12.0 Ubuntu 12.04 nicht geladen. Wir brauchen also /usr/lib/php5/20090626/imagick.so, geladen durch /etc/php5/conf.d/imagick.ini. Das erhalten wir in Ubuntu 12.04 mit:

  • sudo apt-get install php5-imagick
  • /etc/init.d/php5-fpm restart bzw. /etc/init.d/apache2 restart

Fehler in ownCloud 7.0.1 bei der (versuchten) Dokumentenbearbeitung

In dieser Ecke ist ownCloud 7.0.1 leider noch Buggy, siehe hier, hier und hier.

Es scheint ein Problem zu geben mit allen Sprachen außer Englisch – korrigiert in GitHub am 6. August 2014. Setzen der Standardsprache von ownCloud auf ‚en‘ in config/config.php: „default_language“ => „en“, hilft nicht. Siehe dazu hier und hier.

Was hilft ist, das komplette Dokumenten-App aus GitHub zu ziehen und in Ihrer own­Cloud-Instanz einzusetzen („Download ZIP“):

  • Auspacken des Zips erzeugt Verzeichnis „documents-master“
  • Dies per FTP nach /apps/documents-master kopieren bzw. gleich dort entzippen.
  • cd /apps ; mv documents documents701 ; mv documents-master documents
  • ACHTUNG Die Fassung von 6.8.14 enthält einen Fehler der das Löschen am GUI verhindert: Datei löschen: POST delete.php: 500 Internal Server Error
    Korrektur in documents/lib/storage.php Zeile 74: „$session = new Session();“ => „$session = new Db\Session();“

Ferner müssen Sie ggf. in Apache bzw. Nginx einstellen, dass Gzip fürs Dokumente-App ausgeschaltet ist:
Apache: SetEnvIf Request_URI .*/apps/documents/ajax/.* no-gzip dont-vary

Schließlich noch ein Off-Topic Tipp:

ownCloud WebDAV benötigt ein offizielles SSL-Zertifikat mit CA-Teil

Wer diese Meldung in der Administration sieht:
Dein Web-Server ist noch nicht für Datei-Synchronisation bereit, weil die WebDAV-Schnittstelle vermutlich defekt ist.

findet im ownCloud Log:
=> isWebDAVWorking: NO – Reason: [CURL] Error while making request: SSL certificate problem, verify that the CA cert is OK.
Details: error:14090086:SSL routines:SSL3_GET_SERVER_CERTIFICATE:certificate verify failed (error code: 60) (Sabre\DAV\Exception)

Man braucht also ein „richtiges“ SSL-Zertifikat – self-signed reicht nicht!

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